Contoh Surat SP Karyawan: SP1, SP2, SP3 Siap Pakai

TL;DR

SP karyawan dibagi menjadi tiga tingkatan: SP1 untuk pelanggaran pertama, SP2 jika tidak ada perbaikan, dan SP3 sebagai peringatan terakhir sebelum PHK. Setiap SP berlaku maksimal 6 bulan dan harus memuat tanggal pelanggaran yang spesifik, pasal yang dilanggar, serta konsekuensi jelas. Mekanisme SP saat ini diatur oleh PP No. 35 Tahun 2021 sebagai aturan pelaksana UU Cipta Kerja, menggantikan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang sudah dihapus.

Surat Peringatan (SP) adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan kepada karyawan yang melanggar aturan kerja. SP yang tidak memenuhi komponen wajib atau tidak merujuk peraturan perusahaan secara spesifik berisiko tidak diakui sebagai dasar hukum yang kuat, yang berarti proses PHK berikutnya bisa digugat di Pengadilan Hubungan Industrial meski pelanggarannya nyata.

SP terbagi menjadi tiga tingkatan: SP1 sebagai peringatan pertama, SP2 jika tidak ada perubahan, dan SP3 sebagai langkah terakhir sebelum pemutusan hubungan kerja (PHK). Di bawah tersedia empat template contoh surat SP siap pakai untuk berbagai jenis pelanggaran, dilengkapi penjelasan komponen wajib dan kesalahan yang sering terjadi di lapangan.

Aturan Hukum SP Karyawan yang Berlaku Saat Ini

Setelah UU Cipta Kerja berlaku, Pasal 161 UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang selama ini menjadi dasar pemberian SP resmi dihapus. Mekanisme SP kini diatur lewat PP No. 35 Tahun 2021, dengan beberapa ketentuan pokok yang perlu dipahami sebelum menerbitkan SP:

Setiap SP berlaku maksimal 6 bulan sejak tanggal diterbitkan. Jika masa berlaku habis tanpa pelanggaran baru, hitungan kembali dimulai dari SP1.
SP harus diberikan secara berurutan: SP1, SP2, SP3. Ketentuan PP 35/2021 tidak lagi memperbolehkan perusahaan melewati urutan dan langsung menerbitkan SP3, kecuali peraturan perusahaan mengatur demikian secara eksplisit.
SP hanya sah untuk pelanggaran yang sudah tercantum dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang ditandatangani karyawan.
SP diterbitkan oleh divisi Human Resource (HR) atau manajer yang berwenang, setelah teguran lisan tidak menghasilkan perubahan.

Perbedaan penting dari aturan lama: berdasarkan penjelasan Hukumonline, UU Ketenagakerjaan lama memperbolehkan SP diterbitkan tidak berurutan jika sudah diatur dalam perjanjian kerja. PP 35/2021 mengharuskan urutan berturut-turut tanpa pengecualian serupa. Ini berarti perusahaan yang masih menggunakan peraturan lama perlu memperbarui dokumennya agar tidak rentan secara hukum.

Komponen Wajib Surat Peringatan

SP yang tidak lengkap secara komponen sulit dipertahankan jika berujung pada sengketa. Berikut elemen yang wajib ada di setiap SP:

Komponen	Keterangan
Kop surat	Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo resmi
Nomor surat	Format penomoran sesuai sistem administrasi perusahaan
Perihal	Menyebutkan jenis SP (SP1, SP2, atau SP3) dan topik pelanggaran
Identitas karyawan	Nama lengkap, jabatan, divisi, dan nomor karyawan
Uraian pelanggaran	Tanggal spesifik, jenis pelanggaran, dan pasal yang dilanggar
Konsekuensi	Sanksi yang diberlakukan dan kemungkinan tindak lanjut jika tidak ada perbaikan
Tanda tangan	Nama dan tanda tangan atasan langsung atau HR Manager
Kolom penerimaan	Nama, tanggal, dan tanda tangan karyawan sebagai bukti penyerahan

Uraian pelanggaran adalah bagian yang paling sering ditulis terlalu umum. Frasa seperti “kinerja tidak memuaskan” atau “sering terlambat” tanpa tanggal konkret tidak cukup kuat sebagai dasar hukum. Sebutkan tanggal spesifik, frekuensi kejadian, dan nomor pasal dari peraturan perusahaan yang dilanggar.

Contoh Surat SP1: Keterlambatan Berulang

SP1 untuk keterlambatan adalah jenis yang paling umum. Belum ada sanksi finansial di tahap ini, tapi pelanggaran sudah tercatat secara formal dan menjadi acuan jika terjadi pelanggaran berikutnya.

PT SINAR NUSANTARA
Jl. Sudirman No. 12, Palembang 30111 | Telp. (0711) 123456
SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP-1)
Nomor: SP/001/III/2025
Perihal: SP-1, Keterlambatan Berulang
Tanggal: 1 Maret 2025
Kepada Yth.
Sdr. Andi Prasetyo
Staf Administrasi, Divisi Keuangan
No. Karyawan: 2022-045
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil pemantauan kehadiran bulan Februari 2025, kami mencatat bahwa Sdr. Andi Prasetyo terlambat memasuki jam kerja pada tanggal 4, 11, dan 19 Februari 2025 tanpa pemberitahuan sebelumnya. Tindakan ini melanggar Pasal 9 Peraturan Perusahaan PT Sinar Nusantara tentang Kedisiplinan Waktu Kerja.
Melalui surat ini, kami memberikan Peringatan Pertama (SP-1) kepada Sdr. Andi Prasetyo. Kami mengharapkan perbaikan kedisiplinan waktu kerja segera dan tidak mengulangi pelanggaran serupa. Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan.
Apabila tidak ada perbaikan dalam masa berlaku SP ini, perusahaan berhak menerbitkan Surat Peringatan Kedua (SP-2).
Palembang, 1 Maret 2025
Mengetahui,
Rina Kusumawati
HR Manager PT Sinar Nusantara
Diterima oleh,
Sdr. Andi Prasetyo
Tanggal: _______________
Tanda tangan: _______________

Kolom “Diterima oleh” di bagian bawah bukan sekadar formalitas. Tanda tangan karyawan bukan tanda persetujuan atas isi SP, melainkan bukti bahwa dokumen sudah diserahkan dan dibaca. Jika karyawan menolak menandatangani, catat penolakannya secara tertulis dengan setidaknya satu orang saksi.

Contoh Surat SP1: Tidak Masuk Kerja Tanpa Keterangan

Absensi tanpa keterangan beberapa hari berturut-turut termasuk pelanggaran yang lebih serius dibandingkan keterlambatan biasa. Meski masih SP1, nada suratnya perlu lebih tegas dalam menyebut dampak terhadap operasional.

CV MAJU SEJAHTERA
Jl. Raya Muara Enim No. 5, Muara Enim 31711 | Telp. (0734) 321654
SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP-1)
Nomor: SP/002/III/2025
Perihal: SP-1, Absensi Tanpa Keterangan
Tanggal: 1 Maret 2025
Kepada Yth.
Sdr. Budi Santoso
Teknisi Lapangan, Divisi Operasional
No. Karyawan: 2023-012
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan kehadiran bulan Februari 2025, kami mencatat bahwa Sdr. Budi Santoso tidak hadir bekerja pada tanggal 17, 18, 19, 20, dan 21 Februari 2025 tanpa keterangan atau pemberitahuan kepada atasan maupun divisi HR. Tindakan ini melanggar Pasal 7 Peraturan Perusahaan CV Maju Sejahtera tentang Kewajiban Kehadiran Karyawan.
Ketidakhadiran tanpa keterangan selama 5 (lima) hari kerja berturut-turut telah mengganggu jadwal operasional dan menambah beban kerja rekan satu tim. Melalui surat ini, kami menegur secara tertulis dan memberikan Peringatan Pertama (SP-1) kepada Sdr. Budi Santoso.
Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan. Apabila pelanggaran serupa kembali terjadi dalam masa berlaku ini, perusahaan akan menerbitkan Surat Peringatan Kedua (SP-2) disertai sanksi lebih lanjut.
Muara Enim, 1 Maret 2025
Mengetahui,
Hendra Wijaya
Direktur CV Maju Sejahtera
Diterima oleh,
Sdr. Budi Santoso
Tanggal: _______________
Tanda tangan: _______________

Contoh Surat SP2 dengan Sanksi Pemotongan Insentif

SP2 diterbitkan ketika pelanggaran berulang dalam masa berlaku SP1. Di sinilah sanksi finansial umumnya mulai dicantumkan, misalnya pemotongan insentif atau tunjangan tertentu yang sudah diatur dalam peraturan perusahaan.

PT SINAR NUSANTARA
Jl. Sudirman No. 12, Palembang 30111 | Telp. (0711) 123456
SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor: SP/003/IV/2025
Perihal: SP-2, Keterlambatan Berlanjut
Tanggal: 15 April 2025
Kepada Yth.
Sdr. Andi Prasetyo
Staf Administrasi, Divisi Keuangan
No. Karyawan: 2022-045
Dengan hormat,
Merujuk pada Surat Peringatan Pertama (SP-1) yang kami terbitkan pada 1 Maret 2025 (Nomor: SP/001/III/2025) terkait keterlambatan berulang, kami mencatat bahwa Sdr. Andi Prasetyo masih terlambat memasuki jam kerja pada tanggal 2, 9, dan 14 April 2025. Pelanggaran ini terjadi dalam masa berlaku SP-1 dan merupakan pengulangan pelanggaran terhadap Pasal 9 Peraturan Perusahaan PT Sinar Nusantara.
Melalui surat ini, kami memberikan Peringatan Kedua (SP-2) kepada Sdr. Andi Prasetyo. Sebagai konsekuensi dari pelanggaran berulang ini, perusahaan memberlakukan pemotongan insentif kehadiran bulan April 2025 sebesar 50% dari nilai yang seharusnya diterima.
Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan. Apabila pelanggaran serupa kembali terjadi dalam masa berlaku SP-2, perusahaan akan menerbitkan Surat Peringatan Ketiga (SP-3) yang dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja.
Palembang, 15 April 2025
Mengetahui,
Rina Kusumawati
HR Manager PT Sinar Nusantara
Diterima oleh,
Sdr. Andi Prasetyo
Tanggal: _______________
Tanda tangan: _______________

Perhatikan bahwa SP2 di atas merujuk secara eksplisit ke SP1 sebelumnya, lengkap dengan nomor dan tanggalnya. Ini penting karena menjadi bukti bahwa prosedur sudah dijalankan berurutan sesuai ketentuan PP 35/2021.

Contoh Surat SP3 Sebelum Pemutusan Hubungan Kerja

SP3 adalah peringatan terakhir. Nadanya jauh lebih tegas, dan harus menyebutkan secara eksplisit bahwa PHK akan diberlakukan jika pelanggaran berlanjut dalam masa berlakunya.

PT SINAR NUSANTARA
Jl. Sudirman No. 12, Palembang 30111 | Telp. (0711) 123456
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor: SP/005/V/2025
Perihal: SP-3, Pelanggaran Kedisiplinan Berulang
Tanggal: 22 Mei 2025
Kepada Yth.
Sdr. Andi Prasetyo
Staf Administrasi, Divisi Keuangan
No. Karyawan: 2022-045
Dengan hormat,
Kami telah menerbitkan Surat Peringatan Pertama (SP-1) pada 1 Maret 2025 (Nomor: SP/001/III/2025) dan Surat Peringatan Kedua (SP-2) pada 15 April 2025 (Nomor: SP/003/IV/2025) kepada Sdr. Andi Prasetyo atas pelanggaran kedisiplinan waktu kerja. Namun, kami masih mencatat keterlambatan pada tanggal 3, 12, dan 20 Mei 2025, yang terjadi dalam masa berlaku SP-2.
Kondisi ini menunjukkan bahwa dua teguran tertulis sebelumnya tidak menghasilkan perbaikan yang bermakna. Melalui surat ini, kami memberikan Peringatan Ketiga (SP-3) sebagai peringatan terakhir kepada Sdr. Andi Prasetyo.
Perusahaan menegaskan bahwa apabila pelanggaran serupa kembali terjadi dalam masa berlaku SP-3 ini (6 bulan sejak tanggal surat), perusahaan akan melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai ketentuan PP No. 35 Tahun 2021 dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Palembang, 22 Mei 2025
Mengetahui,
Rina Kusumawati
HR Manager PT Sinar Nusantara
Darmanto Setiawan
Direktur PT Sinar Nusantara
Diterima oleh,
Sdr. Andi Prasetyo
Tanggal: _______________
Tanda tangan: _______________

Pada SP3, tanda tangan direktur atau pimpinan tertinggi lazim dicantumkan di samping HR untuk menegaskan bahwa keputusan sudah di level manajemen puncak. Ini juga memperkuat posisi perusahaan jika perkara berlanjut ke jalur hukum.

Kesalahan yang Membuat SP Tidak Berlaku Secara Hukum

SP yang ditulis tergesa-gesa atau melewatkan prosedur bisa menjadi bumerang saat sengketa. Beberapa kesalahan ini paling sering muncul dalam kasus perselisihan ketenagakerjaan:

Pelanggaran tidak tercantum dalam peraturan perusahaan. SP hanya sah untuk pelanggaran yang sudah ada di perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang ditandatangani karyawan. Jika tidak ada, SP bisa dinyatakan tidak berlaku oleh mediator atau hakim.
Uraian pelanggaran terlalu umum. “Kinerja buruk” atau “tidak disiplin” tanpa tanggal, data, atau pasal yang dirujuk tidak memiliki kekuatan hukum yang cukup kuat.
SP diterbitkan setelah masa berlaku SP sebelumnya habis. Jika SP1 sudah kedaluwarsa (lebih dari 6 bulan) dan pelanggaran baru terjadi, SP berikutnya harus dimulai lagi dari SP1, bukan langsung SP2 atau SP3.
Tidak ada bukti penerimaan. SP yang tidak ditandatangani karyawan dan tidak ada catatan penolakan bisa dipertanyakan di hadapan mediator. Jika karyawan menolak menandatangani, buat berita acara penolakannya dengan saksi.
SP2 atau SP3 tidak merujuk SP sebelumnya. Tanpa referensi nomor dan tanggal SP terdahulu, sulit membuktikan bahwa prosedur sudah dijalankan berurutan sesuai ketentuan.

Untuk perusahaan yang baru pertama menerbitkan SP, terutama jika kasusnya berpotensi berujung pada PHK, ada baiknya mengonsultasikan draf ke konsultan hukum ketenagakerjaan sebelum dokumen diserahkan. Biaya konsultasi jauh lebih kecil dibandingkan risiko sengketa di Pengadilan Hubungan Industrial.

Contoh surat SP di atas bisa langsung disesuaikan dengan nama perusahaan, nomor pasal peraturan perusahaan, dan detail pelanggaran yang relevan. Pastikan setiap SP disimpan dalam arsip karyawan bersama tanda bukti penyerahannya. Dokumentasi yang rapi bukan hanya melindungi perusahaan secara hukum, tapi juga memberi karyawan gambaran yang transparan tentang konsekuensi dari setiap pelanggaran.